Vedtekter for Tromsø kommunale pensjonskasse

(org. nr. 814 115 232)

Vedtatt av styret 05.05.2022

Erstatter vedtekter av 17.06.2021

Innholdsfortegnelse

Kapittel 1

Alminnelige bestemmelser

Kapittel 2

Pensjonskassens organer og deres oppgaver

Kapittel 3

Aktuar og revisor m.m.

Kapittel 4

Årsoppgjør

Kapittel 5 

Informasjon

Kapittel 6

Sammenslåing, deling, opphør og avvikling

Kapittel 1 Alminnelige bestemmelser

§ 1-1 Firma og forretningskontor

Tromsø kommunale pensjonskasse, i det følgende kalt pensjonskassen, ble vedtatt opprettet av Tromsø kommune i kommunestyremøte 25.09.2013.

Tromsø kommune er i disse vedtekter betegnet som kommunen.

Pensjonskassens navn er: Tromsø kommunale pensjonskasse

Pensjonskassens foretaksnummer er: 814 115 232

Pensjonskassens forretningssted er: Tromsø kommune. Pensjonskassen kan også omfatte:

1. Kommunale foretak og pensjonskassen

1. Aksjeselskap eller andre selskaper hvor kommunen eier mer enn 50 % av aksjene eller andelene

1. Stiftelser som har nær tilknytning til kommunen

I disse vedtekter brukes i det følgende begrepet foretak som en felles betegnelse for kommunale foretak, aksjeselskap, selskap og stiftelser som kommer inn under punktene 1-3 ovenfor og som kan omfattes av pensjonskassen.

Pensjonskassens styre og styret i vedkommende foretak må ha fattet vedtak om at pensjonskassen også skal omfatte foretaket.

Dersom foretak under punktene 1-3 ovenfor skal være omfattet av pensjonskassen, skal rettigheter og plikter for disse og deres arbeidstakere tilsvare det som gjelder for kommunen og de kommunalt ansatte.

I tillegg til Tromsø kommunes tjenestepensjonsordning omfatter pensjonskassen tjenestepensjonsordning til følgende foretak:

• Tromsø Parkering AS
• Tromsø Havn KF
• Tromsø kommunale pensjonskasse
• Tromsø kirkelige fellesråd
• Remiks Miljøpark AS
• Remiks Husholdning AS
• Remiks Næring AS
• Tromsøbadet KF
• Tromsø Brann og Redning KF

§ 1-2 Rettsstilling

Pensjonskassen er en selvstendig juridisk person og pensjonskassens virksomhet og økonomiske forhold skal holdes rettslig atskilt fra kommunen og andre enheter med pensjonsordning i pensjonskassen. Pensjonskassens midler skal holdes atskilt fra midlene til kommunen og andre enheter med pensjonsordning i pensjonskassen.

Pensjonskassen står under tilsyn av Finanstilsynet.

§ 1-3 Virksomhet

Pensjonskassen er opprettet for å forvalte pensjonsordning for kommunens ansatte, tidligere ansatte og pensjonister, samt tilknyttet virksomhet, som beskrevet i avtaleverket inngått mellom pensjonskassen og arbeidsgiverforetakene, samt tariffavtale. Pensjonskassen skal yte alderspensjon og uførepensjon til pensjonskassens medlemmer, og etterlattepensjon til ektefelle, registrert partner og barn. Pensjonskassen skal tilby fortsettelsesforsikring for medlemmer som fratrer.

Regelverket for pensjonsordningen fastsettes ved avtale mellom pensjonskassen og enheter med pensjonsordning i pensjonskassen.

§ 1-4 Kapitalforhold

Pensjonskassen skal til enhver tid oppfylle forsikringsvirksomhetslovens bestemmelser og gjeldende forskrifter om ansvarlig kapital og om solvensmarginkapital.

Styret skal til enhver tid vurdere pensjonskassens behov for egenkapital og solvensmarginkapital.

Pensjonskassen kan ta opp ansvarlig lånekapital.

Pensjonskassens grunnkapital og ansvarlige kapital kan ikke uten samtykke av Finanstilsynet settes ned eller forhøyes på annen måte enn ved fondsopplegg.

§ 1-5 Egenkapital

Styret i pensjonskassen skal til enhver tid vurdere pensjonskassens behov for egenkapital.

Innskudd av egenkapital skal fortrinnsvis skje etter omforent avtale mellom pensjonskassen og kommunen, og eventuelle øvrige foretak som betaler inn egenkapital.

I situasjoner der pensjonskassens soliditet gjør det nødvendig å styrke ansvarlig kapital, kan styret kreve innbetaling av egenkapital. Foretakene skal informeres om grunnlaget for beslutningen.

Kapittel 2 Pensjonskassens organer og deres oppgaver

§ 2-1 Styret

Styret er pensjonskassens øverste organ. Styret utøver den kompetansen som etter lovgivningen ved øvrige selskapsformer er tillagt generalforsamlingen, så fremt annet ikke følger av disse vedtektene.

Styret består av sju personer. I tillegg skal det oppnevnes tre varamedlemmer. Daglig leder kan ikke være medlem av styret.

Lovgivningens krav til egnethet, vandel, kompetanse og kjønnsrepresentasjon skal ivaretas ved oppnevnelse av styremedlemmer.

Fem styremedlemmer, minst to kvinner og minst to menn, oppnevnes av kommunestyret. Minst to av de valgte skal være uten annen tilknytning til pensjonskassen, kommunen eller øvrige foretak med pensjonsordning i pensjonskassen.

To varamedlemmer, en kvinne og en mann, oppnevnes av kommunestyret. Minst ett av varamedlemmene skal være uten annen tilknytning til pensjonskassen, kommunen eller øvrige foretak med pensjonsordning i pensjonskassen. Varamedlemmene skal rangeres slik at første vara kalles inn først ved forfall blant de faste styremedlemmene som er valgt av kommunestyret.

Kommunestyret skal gjennomføre valg hvert annet år. Ved hvert annet valg velges to styremedlemmer og ett varamedlem, og ved hvert annet valg velges tre styremedlemmer og ett varamedlem. De valgte skal gis en funksjonstid på fire år. Første valg etter bestemmelsene i denne paragrafen avholdes i første halvår 2024.

To styremedlemmer, én mann og én kvinne, samt ett varamedlem oppnevnes av arbeidstakernes organisasjoner blant innskuddspliktige medlemmer og pensjonister i pensjonskassen. Oppnevnelsen gjøres av de arbeidstakerorganisasjoner og pensjonistforeninger som er tilknyttet kommunen.

Styremedlemmene trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. Gjenvalg kan finne sted.

Styret velger selv sin leder og nestleder.

§ 2-2 Styrets møter

Styret møter etter innkalling fra styrets leder. Medlem av styret eller daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Styremøter skal innkalles med rimelig varsel og det skal gis oversikt over saker som skal behandles på møtet. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets møter med tale- og forslagsrett, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Hvert år skal det holdes minst fire styremøter.

Dersom et styremedlem ikke kan møte, skal underretning om dette gis snarest mulig.

Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. En beslutning av styret krever at et flertall av de styremedlemmer som er til stede stemmer for. Ved stemmelikhet avgjør styreleders stemme.

Styret fører protokoll over sine forhandlinger. Av protokollen skal det fremgå hvilke saker som har vært til behandling og styrets vedtak, herunder eventuell dissens. Protokollen skal underskrives av styrets medlemmer, og eventuelle varamedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Revisor og ansvarshavende aktuar møter i minst to styremøter hver per år.

§ 2-3 Firma

Styret representerer pensjonskassen utad og tegner dets firma.

Pensjonskassen forpliktes av styrets leder og daglig leder eller ett styremedlem i fellesskap, eller av to styremedlemmer i fellesskap. Styret kan meddele prokura.

§ 2-4 Styrets oppgaver

Styret skal lede pensjonskassens virksomhet og påse at pensjonskassens, medlemmenes, pensjonistenes, kommunens og øvrige medlemsforetaks interesser ivaretas på en forsvarlig måte.

Styret skal herunder:

1. Godkjenne forsikringsvilkår og avtaler som er bestemmende for pensjonskassens virksomhet

1. Forvalte pensjonskassens midler

1. Fastsette retningslinjer for forvaltning av pensjonskassens midler

1. Inngå eventuelle avtaler med eksterne tjenesteytere

1. Fastsette grunnlaget for beregning av premier og avsetninger for pensjonskassen

1. Fastsette årsregnskap og årsberetning for pensjonskassen

1. Treffe beslutning om anvendelse av overskudd som framkommer ved det forsikringstekniske oppgjør, eventuelt dekning av underskudd

1. Innkalle egenkapital, utstede egenkapitalbevis og oppta ansvarlig lånekapital.

1. Fastsette årlig rente på innskutt kjernekapital, og eventuelle andre kapitalinnskudd

1. Fastsette lønn og annen godtgjørelse til daglig leder

1. Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, herunder at det foreligger forsvarlige systemer for internkontroll.

1. Sørge for oppdaterte retningslinjer for gjenforsikring.

1. Utpeke og fastsette retningslinjer for internrevisjon

§ 2-5 Vedtekter

Pensjonskassens vedtekter og endringer i disse vedtas av styret ved to tredjedels flertall.

Endringer i vedtektene skal legges fram for kommunen og andre foretak med pensjonsordning i pensjonskassen til orientering.

Vedtektene og endringer av vedtektene skal godkjennes av Finansdepartementet eller av Finanstilsynet etter delegasjon, såfremt ikke lov eller forskrift angir unntak fra slik godkjennelse.

Vedtektsendringer som ikke krever offentlig godkjennelse trer i kraft fra vedtagelsen eller fra annet tidspunkt fastsatt av styret. Vedtektsendring som krever offentlig godkjennelse, trer i kraft når denne foreligger.

§ 2-6 Daglig leder

Pensjonskassen skal ha en daglig leder. Vedkommende skal oppfylle de til enhver tid gjeldende krav til egnethet, kompetanse og vandel, og kan ikke være medlem av pensjonskassens styre. Daglig leder ansettes av styret og er underlagt styrets tilsyn. Daglig leder ivaretar den daglige drift av pensjonskassen i tråd med gjeldende retningslinjer gitt av styret.

Daglig leder er ansvarlig for den daglige ledelsen av pensjonskassen, og skal sørge for at gjeldende regelverk etterleves til enhver tid og at styrets pålegg følges. Daglig leder skal sørge for at pensjonskassens organisasjon har de nødvendige kvalifikasjoner for at denne kan drives på en forsvarlig måte, og at det etableres forsvarlige styrings- og kontrollsystemer. Videre skal daglig leder sørge for at pensjonskassens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at forvaltning av aktiva samt risikostyring er ordnet på en betryggende måte. For øvrig har daglig leder de oppgaver som måtte følge av den alminnelige lovgivningen for aksjeselskap.

Daglig ledelse omfatter ikke saker som etter pensjonskassens forhold er av uvanlig art eller av særlig stor betydning. Daglig leder forbereder saker som skal behandles i styret i samråd med styrets leder.

Daglig leder representerer pensjonskassen utad i saker innenfor sin fullmakt.

§ 2-7 Kapitalforvaltning

Pensjonskassen skal ha oversikt over, helhetlig styring av, og god kontroll med de risikoer som oppstår ved pensjonsforetakets kapitalforvaltning.

Pensjonskassen skal ha en dokumentert kapitalforvaltningsstrategi. Strategien skal være vedtatt av styret, og styret skal minst en gang i året foreta en vurdering av strategien. Styrets vurdering skal være skriftlig og nedfelt i styrereferatet.Styret kan inngå avtale om forvaltning av pensjonskassens midler med ekstern tjenesteyter som har konsesjon til å tilby slike tjenester.

Kapittel 3 Aktuar og revisor m.m.

§ 3-1 Aktuar

Pensjonskassen skal ha inngått avtale med aktuar, et aktuarkonsulentfirma eller et livsforsikringsselskap som utfører de nødvendige forsikringstekniske beregninger for pensjonskassen. Vedkommende skal være godkjent av Finanstilsynet som pensjonskassens ansvarshavende aktuar.

Aktuaren skal melde pensjonskassens forsikringstekniske beregningsgrunnlag til Finanstilsynet, og har ansvar for å vurdere pensjonskassens behov for gjenforsikring.

Alle vesentlige spørsmål av forsikringsmessig art skal forelegges ansvarshavende aktuar.

§ 3-2 Revisor

Styret skal oppnevne statsautorisert revisor som revisor for pensjonskassen. Vedkommende kan ikke være medlem, pensjonsberettiget eller styremedlem i pensjonskassen.

§ 3-3 Forsikringsavtale

Regelverket for pensjonsordningen er fastsatt gjennom særskilt avtale mellom pensjonskassen og foretaket.

Kapittel 4 Årsoppgjør

§ 4-1 Årsregnskap og årsberetning

Innen tre måneder etter utgangen av hvert regnskapsår fastsetter styret i pensjonskassen årsregnskap for pensjonskassen. Sammen med årsregnskapet skal det avgis årsberetning om pensjonskassens virksomhet i regnskapsåret.

Fastsatt og revidert årsregnskap og årsberetning skal offentliggjøres på pensjonskassens nettside uten unødig opphold.

§ 4-2 Overskudd og underskudd

Avkastning ved forvaltning av kollektivporteføljen skal årlig fordeles mellom pensjonskassens omfattede kontrakter i samsvar med gjeldende lovgivning. Tilsvarende gjelder overskudd på risikoresultat.

Med Finanstilsynets samtykke kan overskudd benyttes til å øke premiereserven for forsikringsforpliktelser.

Negativt resultat knyttet til administrasjon, forvaltning og forsikringsrisiko skal belastes pensjonskassens ansvarlige kapital. Bufferfond og risikoutjevningsfond kan belastes i samsvar med gjeldende lovgivning.

Avkastning på midler i selskapsporteføljen skal årlig tilordnes pensjonskasses opptjente egenkapital.

Kapittel 5 Informasjon

§ 5-1 Informasjon

Pensjonskassens medlemmer, herunder pensjonister, skal underrettes om regelverket for egen pensjonsordning, og ved endring av betydning i gjeldende regelverk. De skal også ha tilgang til en oversikt over egen pensjon med pensjonsprognose, opptjente pensjonsrettigheter og andre forhold i henhold til de til enhver tid gjeldende lov- og forskriftskrav. Pensjonskassens medlemmer, herunder pensjonister, og kommunen skal orienteres om pensjonskassens kapitalforvaltningsstrategi og endringer av betydning i denne.

Pensjonskassen skal for øvrig oppfylle sin informasjonsplikt som angitt i forsikringsavtaleloven med tilhørende forskrifter.

Kapittel 6 Sammenslåing, deling, opphør og avvikling

§ 6-1 Beslutning om fusjon, fisjon, opphør og avvikling

Avgjørelse om fusjon, fisjon, opphør og avvikling treffes av pensjonskassens styre, med samme flertallskrav som for vedtektsendringer. Slik beslutning forutsetter etterfølgende tillatelse fra Finansdepartementet. Kommunen og øvrige foretak med pensjonsordning i pensjonskassen skal underrettes om vedtaket. Beslutning om opphør eller avvikling kan kun fattes hvis kommunen og øvrige foretak med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter de tilskudd som er nødvendig for å opprettholde tilstrekkelig solvenskapital.

Fusjon, fisjon, opphør og avvikling av pensjonskassen må skje i samsvar med gjeldende lovgivning.

§ 6-2 Pensjonskassens egenkapital

Pensjonskassen skal ha forsvarlig egenkapital i samsvar med gjeldende offentligrettslig regulering og skal være tilpasset pensjonskassens virksomhet.

Ved avvikling av pensjonskassen skal innskutt og opptjent egenkapital etter sluttregnskapet overføres til innskyterne av innskutt egenkapital. Overførselen er betinget av Finanstilsynets godkjennelse av sluttregnskapet.

Ved besluttet opphør av pensjonskassen skal opptjent egenkapital, innskutt egenkapital og ansvarlig lånekapital benyttes i den grad dette er nødvendig for å dekke eventuell manglende premiereserve hos ny pensjonsinnretning. Opptjent egenkapital belastes før innskutt egenkapital. Ubenyttet egenkapital skal tilbakeføres til kommunen og andre enheter med pensjonsordning i pensjonskassen som har skutt inn egenkapital. Tilsvarende tilbakeføres ansvarlig lånekapital til kreditor.

Pensjonskassens styre kan beslutte tilbakebetaling av ansvarlig lån eller deler av innskutt egenkapital. Slik tilbakeføring forutsetter samtykke fra Finanstilsynet.

§ 6-3 Mislighold av forpliktelse

Dersom enhet med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter tilskudd som er nødvendige for å opprettholde relativ andel av forsikringsteknisk balanse og det tilsvarende ikke foreligger tilstrekkelige midler i premiefond til å dekke tilskuddsforpliktelsen, skal enhetens pensjonsordning opphøre. Medlemmenes opptjente rettigheter sikres i pensjonskassen.

Bestemmelsen om opphør av pensjonsordning kommer også til anvendelse der egenkapitalinnskudd ikke innbetales i samsvar med styrets beslutning etter § 1-5, tredje ledd.