Personvernerklæring

Tromsø kommunale pensjonskasse er opptatt av å verne personopplysninger, og vi bryr oss om ditt personvern. Her redegjør vi for hvordan vi som behandlingsansvarlig følger personvernforordningen, forkortet GDPR.

For at pensjonskassen skal kunne forvalte, beregne og utbetalte pensjon til deg er det helt nødvendig at vi også behandler personopplysninger om deg.

Personopplysninger er informasjon som kan knyttes til deg som person, f.eks. navn, personnummer, kjønn, adresse, telefonnummer, bankkonto og inntektsopplysninger.

Særlige kategorier av personopplysninger har krav på særlig vern. Dette er opplysninger som politisk oppfatning, religion, helse, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt genetiske opplysninger og biometriske opplysninger, og opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Pensjonskassen kan komme til å behandle helseopplysninger for å utbetale riktig pensjon. Informasjon om ekteskap og samboerskap kan også indirekte si noe om en persons seksuelle forhold og seksuelle orientering. Pensjonskassen bruker ikke denne informasjonen til noe annet enn pensjonsformål.

Videre ønsker vi ikke å motta særlige kategorier av personopplysninger eller sensitive personopplysninger i usikret format. Ikke skriv hele ditt personnummer eller oppgi andre lignende personopplysninger på e-post eller nettside.

I dette dokumentet gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger, og den som er overordnet ansvarlig for å overholde regelverket.

Tromsø kommunale pensjonskasse, ved daglig leder Erling Høyer-Pettersen, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger.

Databehandlere

Pensjonskassen bruker underleverandører på pensjonsområdet for å levere ytelser til deg. Disse omtales som databehandlere og er bundet av en databehandleravtale.

Databehandleravtalen regulerer blant annet instrukser for behandlingen, sikkerhetstiltak og mer. Databehandlere har ikke anledning til å bruke opplysningene for andre formål.

Våre behandlingsaktiviteter

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen. Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle sine forpliktelser overfor deg, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss, samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

Vi vil benytte din registrerte e-postadresse i kontakt- og reservasjonsregisteret til å informere deg om pensjonsrelaterte temaer, og pensjonskassens generelle virksomhet.

Behandlingsaktivitet	Om	Formål	Registrerte	Kategorier personopplysninger	Behandlingsgrunnlag	Behandlingsgrunnlag for særlige kategorier av personopplysninger
Medlemsadministrasjon	Personopplysninger behandler for innmelding, oppdatering og utmelding av medlemmer i pensjonsordningen, Administrere medlemmer/grupper av medlemmer som skal flytte til eller fra pensjonskassen	Formålet er å tilby og administrere pensjonstjenester	Aktive og fratrådte medlemmer	Navn, Kontaktopplysninger, Fødselsnummer, Lønns- og stillingsopplysninger, Sivilstand, Folketrygdopplysninger, Premieopplysninger, Arbeidsgivers navn, Kontoopplysninger, Skatteopplysninger, (s)Sykehistorikk	Art. 6 nr.1 bokstav b) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse	Art. 9 nr.2 bokstav b) Behandlingen er nødvendig for at den behandlingsansvarlige eller den registrerte skal kunne oppfylle sine forpliktelser og utøve sine særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett i den grad dette er bestemt i norsk lov eller tariffavtale
Pensjonsutbetaling	Forsikringsteknisk oppgjør, tariffering og analyser, Utføre hypotetiske beregninger og behandle henvendelser Behandle, innvilge, utbetale pensjon, klager og anker over avgjørelse	Formålet er å tilby og administrere pensjonstjenester	Aktive og fratrådte medlemmer	Navn, Kontaktopplysninger, Fødselsnummer, Lønns- og stillingsopplysninger, Sivilstand, Folketrygdopplysninger, Premieopplysninger, Arbeidsgivers navn, kontoopplysninger, Skatteopplysninger, (s)Sykehistorikk, Medlemstid	Art. 6 nr.1 bokstav b) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse	Art. 9 nr.2 bokstav b) Behandlingen er nødvendig for at den behandlingsansvarlige eller den registrerte skal kunne oppfylle sine forpliktelser og utøve sine særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett i den grad dette er bestemt i norsk lov eller tariffavtale
Eksternkommunikasjon	TKP har en tilgjengelig e-postkonto hvor allmennheten kan ta kontakt for å få svar på sine spørsmål vedrørende pensjon.	Tilby rask og effektiv håndtering av henvendelser	Andre eksterne	Fritekstfelt,	Art. 6 nr.1 bokstav a) Den registrerte har samtykket til behandlingen	Vennligst ikke send sensitive eller særlige kategorier av personopplysninger på e-post.
Eksternkommunikasjon: informasjon om pensjon	TKP kan sende ut informasjon om pensjonsrelaterte temaer og pensjonskassens generelle virksomhet	Nå ut til våre medlemmer med relevant informasjon om deres pensjonsordning	Aktive medlemmer	Navn, Kontaktopplysninger,	Art. 6 nr.1 bokstav a) Den registrerte har samtykket til behandlingen
Trygderetten og domstolen	Pensjonskassen behandler personopplysninger når det er nødvendig for å forsvare og håndheve rettskrav. Dersom et medlem anker en avgjørelse som pensjonskassen har truffet om sine rettigheter vil pensjonskassen behandle personopplysninger i anledning saken	Forsvare og håndheve rettskrav	Aktive og fratrådte medlemmer	Navn, Kontaktopplysninger, Fødselsnummer, Lønns- og stillingsopplysninger, Sivilstand, Folketrygdopplysninger, Premieopplysninger, Arbeidsgivers navn, kontoopplysninger, Skatteopplysninger, (s)Sykehistorikk og sykemeldinger, Medlemstid	Art. 6 nr.1 bokstav b) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse	Art.9 nr.2 bokstav f) Behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav
Medlemsundersøkelser	Pensjonskassen kan sende ut anonyme medlemsundersøkelse for å få tilbakemelding fra medlemmer. Navn og kontaktopplysninger benyttes da for å sende ut undersøkelsen, messvarene fra undersøkelsen samles inn anonymt.	Forbedre tjenestene våre og utvikle nye forretningsområder	Aktive medlemmer	Navn, kontaktopplysninger	Art. 6 nr.1 bokstav a) Den registrerte har samtykket til behandlingen	Vennligst ikke send sensitive eller særlige kategorier av personopplysninger på e-post. Det kan forekomme fritekstfelt og vi ber deg ikke skrive opplysninger som kan identifisere seg,.

Innhenting av personopplysninger

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken, og du kan miste dine fremtidige rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

• Din arbeidsgiver (for opplysninger om navn, adresse, epostadresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening)

• NAV (for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det)

• Andre pensjonsleverandører (for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse for å kunne beregne din samlede pensjon korrekt)

• Dine behandlere for helseopplysninger (etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon)

• Skatteetaten (for å kunne foreta korrekt skattetrekk)

• Folkeregisteret (for innhenting av adresse slik at viktig informasjon kommer fram til deg).

Utlevering av personopplysninger

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

• Din arbeidsgiver (om forsikringspremie som er innbetalt for deg, pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid etc.)

• Andre pensjonsleverandører (om navn, personnummer, opptjeningstid, innbetalt premie etc. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør)

• Private tjenestepensjonsordninger (for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8)

• Skatteetaten (for innberetning av pensjonsutbetalinger)

• NAV (for å sikre korrekt beregning av din pensjon)

• Overføringsavtalens Sikringsordning (for opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller ubetalt premie)

• Trygderetten og domstolene (dersom du anker en avgjørelse som pensjonskassen har truffet om dine pensjonsrettigheter)

• Offentlig myndighet (ved eventuelle rettslige pålegg eller hjemmel for utlevering av opplysninger)

Sikkerhet

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Gjennom oppdaterte krypteringsmekanismer, streng tilgangsstyring og passordhåndtering sørger vi for at dine data er trygt oppbevart. Våre databehandlere er pålagt sikkerhet og konfidensialitetstiltak i databehandleravtaler. Pensjonskassen har også iverksatt ekstra tiltak for behandling av særlige kategorier av personopplysninger.

Din rettigheter

Sletting

Vi vil slette dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består, og deretter så lenge det teoretisk kan oppstå grunn for rettslig klage.

Dessuten oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i samsvar med regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Trekke tilbake samtykke

Dersom du har samtykket til en behandling kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt, vennligst ta kontakt per e-post for å gjøre det.

Informasjon

Du har rett til å få informasjon om de personopplysningene vi behandler om deg og hvordan disse behandles. Gjennom denne erklæringen gir vi deg informasjon. Du kan når som helst kontakte oss for mer detaljert og utdypende informasjon om vår behandling av dine personopplysninger. Da kan du få svar på dine spørsmål og få eventuell bistand med innsynsbegjæring.

Innsyn

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn. Slik begjæring må gis skriftlig.

Endring

Dersom du blir gjort oppmerksom på at vi behandler uriktig informasjon om deg har du krav på retting. Vi ber deg snarlig ta kontakt med oss dersom du blir gjort oppmerksom på at vi sitter på feilaktig informasjon.

Retten til å begrense eller protestere mot behandlingen

Du kan kreve at vi begrenser behandling av dine personopplysninger dersom du mener at opplysningene er feil, behandlingen er ulovlig eller utenfor formålet. Vær oppmerksom på at en forespørsel om begrensning av behandling kan få innvirkning på eventuelle pensjonsutbetalinger i perioden vi ikke kan behandle dine personopplysninger.

Automatisert behandling, herunder profilering.

Vi tar ikke i bruk automatisert behandling eller profilering.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss. Du kan også klage direkte til Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter.

Vår kontaktinformasjon:

Tromsø kommunale pensjonskasse,

Adresse: Skippergata 35/39, 9008 Tromsø

E-postadresse: pensjonskassen@tromso.kommune.no
Telefon: 777 92 222

Endringer

Skulle det skje endringer i våre tjenester eller regelverket om behandling av personopplysninger vil personvernerklæringen endres i tråd med dette. Den til enhver tid oppdaterte informasjon finnes alltid tilgjengelig på våre nettsider.

Versjon 2.0. oppdatert april 2024.